miércoles, 14 de septiembre de 2016

Ejercicio combinar correspondencia

VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR
   Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejmplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habíamos dicho, aunque supondrás que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:

   1. Crear el cuerpo de la carta
   2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos
   3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos
   4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.

   1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA
   Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos que ir a:
-
Abrimos Nuevo documento y vamos a "Iniciar combinación de correspondencia"

-
   Como vés, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después:
-
Escribimos el cuerpo de la carta
-
   Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:
   2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS
   Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra:
-
Escribiremos una lista en Word 2007
-
   Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que picar en dicha opción:
-
Tenemos que personalizar la lista
-
   Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...:
-

-
   Estos son todos los campos que vienen por defecto. Pero a mí por ejemplo no me interesan algunos como los teléfonos, la dirección de correo electrónico y otros, así que veremos en la próxima lección como continuamos nuestro ejemplo.


SEGUIMOS CON LA SEGUNDA PARTE
   En la lección anterior, habíamos entrado en la lista de direcciones por defecto de Word 2007, recuerda:
-
   En los campos existentes, hay unos cuantos que no me interesan, así que procederé a eliminarlos, por ejemplo el primero: Tratamiento, lo quito:
-
eliminar campos de la lista de direcciones
-
   Tan simple como marcarlo picando en él y luego pico en el botón Eliminar. Verás que aparece un mensaje de advertencia:
-

-
   Mensaje que aceptamos y el campo "Tratamiento" desaparecerá (hay que tener en cuenta, que no desaparece de la lista general que guarda Word, sino que sí desaparece para nuestra lista personal). Seguimos quitando los campos sobrantes.
   Otra cosa que nos puede interesar hacer, es cambiar el nombre de algún campo. Mira el ejemplo en la imagen de abajo:
-
cambiamos el nombre de un campo de la lista
-
   Al picar sobre el campo y luego sobre el botón Cambiar nombre..., nos aparecerá una nueva ventana como esta:
-

-
   Ahí realizamos el cambio oportuno y picaremos sobre el botón Aceptar para que lo tome. Igualmente, podremos mover un campo de sitio; si necesitamos que aparezca en un orden distinto, tan solo tendremos que:
-

-
   Se trata de picar sobre ese campo y luego sobre el botón Subir. Tras realizar todos los cambios que sean necesarios a través de las operaciones explicadas, no queda más que picar sobre el botón Aceptar, de forma que todos los cambios quedan guardados, a nuestro gusto. Ya podremos comenzar a introducir contenido en los campos para completar nuestra lista. 
Subcribete a nuestro RSS Feed Siguenos en Twitter Siguenos en Facebook Siguenos en google+